گزارش روزنامه شرق از چالش‌های دفاتر مجازی
با رشد کسبوکارهای نوپا و چابک در سایه پیشرفت فناوری اطلاعات، دفاتر کار نیز متناسب با فرهنگ این کسب‌وکارها، شکل تازه و منعطف‌تری به خود گرفته است. از فضای کار اشتراکی (Co Working Space) گرفته تا مفهوم جدیدی به نام دفتر مجازی (Virtual Office).
دفتر کار مجازی به مشتریان خود در ازای دریافت مبلغی خدمات ارتباطی (مانند منشی مجازی) و نشانی پستی، بدون واگذاری فضای اداری فیزیکی عرضه می‌کند. پس کسب‌وکارها بدون نیاز به داشتن یک دفتر واقعی، می‌توانند از این فرصت برای توسعه کار خود استفاده کنند.
اگرچه خدماتی مانند تلفن گویا، منشی مجازی و مرکز تماس مجازی بیشتر برای کسبوکارهای خرد، نوپا و خانگی به کار می‌روند اما مشتریانی که دارای حجم تماس انبوه هم هستند، می‌توانند از مزایای مرکز تماس این دفاتر استفاده کنند.
در این میان شرکت‌هایی که خدمات ارائه‌شده را به صورت ابری و آنلاین ارائه می‌کنند، از محبوبیت بیشتری برخوردار هستند؛ به این ترتیب مشتری می‌تواند در هر لحظه سناریوی تماس خود را به صورت آنلاین تغییر دهد.
در سال‌های اخیر در ایران هم دفاتر کار مجازی ایجاد شده است و چند شرکت چنین خدماتی را ارائه می‌کنند. با این حال، نبود حمایت‌های قانونی مورد نیاز این صنعت جوان را با مشکلات بسیاری روبه‌رو کرده است.
دفاتر کار مجازی از سال ۹۰ در ایران فعالند ولی در سال‌های اخیر نهادهای نظارتی آنها را با چالش‌هایی مواجه کرده‌اند چالش‌هایی که از نظر مدیران این دفاتر راه حل‌های مشخصی دارد تنها نیاز است نهاد نظارتی یک رویه برای آن ایجاد کنند. این رویه نه پیچیده است و نه وقت گیر.
روزنامه شرق در گفت‌وگویی با چند نفر از چهره‌های این صنعت جدید از چیستی و چگونگی دفاتر مجازی پرسیده است. بخش‌هایی از آن را با هم می‌خوانیم.
دفاتر مجازی چه نقشی برای توسعه استارتاپ‌ها ایفا می‌کنند؟
غفارپور، بنیان‌گذار و مدیر سایت الو۰۲۱: مسئله مدیریت هزینه‌ها برای تمام کسبوکارهای جدید و به‌ویژه استارتاپ‌ها بسیار حائز اهمیت است. از طرفی مسئله حفظ ارتباط باکیفیت با مشتری نیز که نهایتا موجب افزایش درآمد می‌شود نیز از اهمیت زیادی برخوردار است.
دفاتر مجازی، راهکار مناسبی است که در پاسخ به این دو نیاز شکل گرفته است. به عنوان مثال، اگر شما برای توسعه فعالیت کاری خود نیاز به سیستم تلفن گویا داشته باشید، راهکار سنتی آن است که از بازار یک سیستم سخت‌افزاری سانترال بخرید و آن را در دفتر خود نصب کرده و استفاده کنید که خود هزینه خرید و خدمات زیادی را بر شما تحمیل می‌کند.
اما در دفتر مجازی، شما می‌توانید خیلی راحت و با چند کلیک، یک تلفن گویا برای خود به صورت مجازی راه‌اندازی کنید. نه نیاز به محلی برای نصب سانترال دارد و نه هزینه و وقت زیادی از شما تلف می‌کند و برخلاف سانترال، شما به میزان استفاده‌ای که دارید، می‌توانید هزینه کنید. یعنی لازم نیست یک سرویس خریداری کنید درحالی‌که بعدا شاید کاربردی دیگر نداشته باشد. تا وقتی از این خدمات استفاده کنید هزینه آن را می‌پردازید.
بنابراین می‌بینید نه تنها برای استارتاپ‌ها که شاید دفتر و مکانی نداشته باشند، بلکه برای شرکت‌های بزرگ هم استفاده از این خدمات مقرون‌به‌صرفه است!
از تلفن گویا به عنوان مثالی از خدمات دفاتر مجازی نام بردید، دیگر چه خدماتی می‌توان از آنها انتظار داشت؟
علی دشتی، بنیان‌گذار و مدیر «دفتر شما»: به‌طور کلی تمام آنچه در یک دفتر کار معمولی انجام می‌شود را می‌توان از یک دفتر مجازی هم انتظار داشت. شما در دفتر، قبل از هر چیزی یک آدرس مشخص دارید! می‌توانید جلسه بگذارید، تلفنی دارید که به تلفن گویا و سپس به یک منشی یا اپراتور وصل می‌شود و… همه اینها را می‌توان از دفتر مجازی هم انتظار داشت.
بسیاری از دفاتر مجازی در محل کار خود حتی اتاق جلسات تعبیه کرده‌اند. بنابراین مثلا اگر شما در شهرستان کار می‌کنید، می‌توانید یک دفتر مجازی به آدرسی در تهران داشته باشید و اگر جلسه‌ای در تهران داشتید، می‌توانید مخاطب خود را به دفتر خودتان دعوت کنید! با این تفاوت که شما واقعا هزینه‌ای برای داشتن یک دفتر گران‌قیمت در تهران و پرسنل و کارمندان خود پرداخت نمی‌کنید. بلکه همه این امور را به دفتر مجازی محول کرده و تنها مابازای ساعاتی که جلسه دارید یا خدماتی که استفاده می‌کنید پرداخت انجام می‌دهید.
در این میان اما، ارائه خدمات صحبتی به نوآوری بیشتری نیاز داشته و مبتنی بر فناوری است. این خدمات دو دسته را شامل می‌شوند؛ یا خدمات صحبتی اتوماتیک هستند؛ مثل تلفن گویا، فکس، صندوق صوتی، نظرسنجی، تعیین وقت و… یا واقعا یک اپراتور در قالبی که مدیران کسب‌وکار تعریف می‌کنند به مشتریانشان پاسخ می‌دهد.
مثلا مدیری تعیین می‌کند هر وقت کسی به شماره اختصاصی من زنگ زد، منشی گوشی را برداشته و فلان پیام را بدهد. دقیقا مطابق سناریویی که او تعیین کرده است، فردی گوشی را برداشته و پاسخگوی تماس تلفنی خواهد بود.
به گفته علی دشتی مدیر عامل دفتر شما دفاتر مجازی درخصوص نحوه محاسبه مالیات مشکلات زیاد دارند، بسیاری از هزینه‌هایی که ما پرداخت می کنیم، مورد پذیرش متصدیان بیمه نیست. این درحالی است که اساسا به عنوان شرکت دانش بنیان می‌بایست معاف از مالیات می‌شدیم.
رشد دفاتر مجازی در ایران چطور بوده است؟ آیا اساسا استقبالی از آن شده است؟
یوسف‌زاده، بنیان‌گذار و مدیر «دفتر همراه»: با وجود آنکه مفهوم دفتر مجازی آنچنان که باید شناخته نشده، ولی این مفهوم بستر مناسبی بوده است که بسیاری از کسبوکارهای نوپا بتوانند با کاهش ریسک سرمایه‌گذاری و افزایش کیفیت ارتباط با مشتریان خود، خدمات بهتری ارائه داده و کسب‌وکار خود را از حالت نوپا درآورده و به یک کسب‌وکار پایدار و بزرگ تبدیل کنند.
بنابراین بله، استقبال خیلی خوبی از کار ما شده و ما هم توانسته‌ایم به کسبوکارهای کوچک و نوپا به‌طور ویژه خدمات خوبی ارائه داده و به آنها برای بزرگ‌شدن کمک کنیم.
بااین‌حال، با وجود اینکه دفاتر مجازی در سراسر دنیا فعالانه مشغول به کار هستند، اما در ایران با محدودیت‌هایی روبه‌رو هستیم که اجازه توسعه بیشتر و رشد سریع‌تر را از ما سلب کرده و بسیاری از کسبوکارهای نوپا را از بهره‌مندی خدمات دفتر مجازی محروم کرده‌اند. این محدودیت‌ها هم محدودیت‌هایی است که یا به واسطه دولت و نبود قانون حاصل شده یا حداقل باید به واسطه آنها برطرف شود که تاکنون نشده است!
حق بین مدیر ژیکال هم معتقد است دفار مجازی پیشرو و رو به گسترش هستند بنابراین مدیران دولتی تازه یاد مجوزهای مختلف افتاده‌اند. دقیقاً مشابه اتفاقی که برای رمز_ارزها و تلفن‌ها اپلیکیشنی و سایر استارتاپ‌‌های پیشرو افتاد دارد برای این دفاتر هم دارد می‌افتد.
